Depuis le 03 Novembre je suis en Allemagne pour participer à un Séminaire sur la stratégie, le management et le financement des organisations. Le séminaire est organisé par la Fondation Friedrich Naumann et se tient à l’Académie Internationale du Leadership situé à Gummersbach. Nous sommes 24 Leaders de 20 pays d’Afrique, d’Europe, d’Amérique et d’Asie et les sessions se tiennent en anglais et en espagnol.
Dans le cadre du programme, nous avons eu l’occasion de visiter SipGate, une entreprise basée à Düsseldorf. Elle a révolutionné son fonctionnement en 2009 et figure depuis parmi les meilleurs exemples d’implémentation de l’approche agile.
Sipgate a regroupé dans un livre 24 éléments qui expliquent son succès : « 24 Work Hacks…we wish we had discovered sooner ». En sommes 24 topos qui pourront vous aider aussi à révolutionner votre entreprise.
1-Open Friday
Un vendredi sur 2, chaque employé est libre de faire ce qu’il veut, tant que cela est utile pour l’évolution de l’entreprise. Ils organisent par exemple une conférence appelée « Open Friday » pour profiter au maximum de cette journée. Les employés suggèrent des sessions en utilisant un post-it. Ils choisissent une tranche horaire et un endroit. Quand le moment arrive, tous ceux qui sont intéressés par une session s’y retrouvent. Les équipes peuvent s’aider mutuellement à résoudre des problèmes précis.
2 Sticky Notes Everywhere
Ils usent et abusent des post-its. Il y en a sur les murs, sur les vitres, dans le couloir, partout pour permettre de visualiser ce qui est doit être fait, ce qui est à faire et ce qui est achevé. Ils permettent de savoir ce qui occupe chaque équipe. Ils ont des tableaux et des marqueurs partout. Sur la photo en dessous par exemple, en un clin d’œil, dans le couloir, vous avez une idée des recrutements, renvois et démissions sur plusieurs années.
3- Lean, Agile and Scrum
Les nouveaux employés sont formés pendant un atelier aux bases des pratiques Lean, Agile et Scrum et à comment les intégrer au travail de tous les jours. Cet atelier est fait de théorie, de pratiques, et…de jeux.
Sipgate accueille souvent des employés d’autres compagnies qui veulent aussi apprendre leur technique. ça ne les gêne pas de partager leur savoir. Ils savent qu’ils ont plusieurs longueurs d’avance et s’enrichissent aussi des expériences des autres.
4-Stand-ups
Les réunions se font généralement debout, partout et elles sont publiques. Elles tiennent en 15minutes maximum. Chaque team choisit une heure fixe tous les jours pour sa réunion.
5-Cross Functional Teams
Il n’y a pas de département mais des équipes multifonctionnelles. Chaque équipe est composée de différentes compétences et s’occupe d’un seul produit. Elle occupe la même pièce. Elle est autonome sur la vie, l’avenir et les transformations à apporter à son produit. Pas besoin d’attendre la validation de supérieures hiérarchiques pendant des jours avant d’implémenter quelque chose.
6-Pairing Up
Chaque employé a un binôme avec qui il fait le même travail, même les développeurs. Chacun développe un bout du code et les deux travaillent sur un même ordinateur. Ça peut donner l’impression que c’est une perte de temps et d’argent mais cela l’oblige à travailler de façon plus simple et claire. En plus, si l’un a un empêchement le travail continue avec l’autre sans interruption. Les paires peuvent se faire aussi entre personnes qui ont des travaux complémentaires.
7-Leeway
A Sipgate il y a suffisamment d’espace pour pouvoir faire des activités ensemble, discuter ensemble, travailler sur un projet. L’emploi du temps est aussi disposé de telle façon que chacun a toujours un peu de temps libre pour pouvoir travailler sur des imprévus.
8-Eating together
Les petits déjeuners et déjeuners sont pris ensemble. La cuisine revisite régulièrement ses plats. L’entreprise invite des chefs internationaux pour apprendre des recettes. La disposition des tables est faite pour maximiser les contacts.
9-Demo
Chaque équipe étant autonome, les séances de démo permettent de mettre tout le monde à jour sur les innovations ou changements réalisés par une équipe.
10-Retrospectives :
Régulièrement les équipes répondent à ces 3 questions : Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Qu’est-ce qu’on va essayer de nouveau? La plupart des équipes le font chaque 2 semaines pendant 60 à 90mn. Il ne s’agit pas de blâmer quelqu’un ou de couvrir un autre. Le passé est passé. Les rétrospectives sont pour bâtir l’avenir.
11-Kanban
C’est une technique de travail inventée par Toyota pour coordonner l’approvisionnement de ses unités de production. Elle implique entre autre de visualiser les tâches sur un tableau de bord.
12-DIY
Autant que possible, ils font les choses eux-mêmes. Si tu achètes ce que tout le monde achète, tu finiras par vendre ce que tout le monde vend. Sipgate veut se distinguer en offrant des services novateurs et cela implique de construire des choses eux-mêmes. Cela implique de ne pas externaliser certaines tâches comme le service après vente.
13-Art
Sipgate regorge d’œuvres d’art. Photos, peintures, dessins, ils rajoutent constamment des ouvrages. Ils ouvrent leurs portes régulièrement au public qui peut visiter l’entreprise comme un musée.
14-Yearbook
Chaque année ils sortent un livre retraçant la vie de l’entreprise.
15-Communities
Puisque la plupart des équipes sont multifonctionnelles, il faut créer des espaces pour permettre à tous les développeurs, tous les designers ou tous les managers produits de se retrouver. Ces communautés se réunissent une fois par semaine pour 1h maximum d’échange.
16-Peer recruiting
Chaque équipe participe au recrutement de la personne qui lui manque en rédigeant le profil et proposant par exemple des candidatures. En cas de refus d’une candidature, le malheureux reçoit une lettre motivée pour qu’il puisse s’améliorer.
17-Peer Feedback
2 fois par an chaque employé reçoit des feedbacks par groupe ou individuellement sur son travail pour savoir ce qu’il fait bien et ce qui ne lui réussit pas. Ces feedbacks ne sont consignés nulle part. L’entreprise ne garde aucune trace. Ils servent au développement personnel de l’employé. L’employé choisit lui-même qui lui fera le feedback. 3 à 5 personnes.
18-No training budget
Une bibliothèque permet d’assurer la formation continue des employés qui peuvent commander les livres qu’ils veulent. Ils peuvent aussi participer à des conférences pour renforcer leur capacité, tous frais payés par l’entreprise, peu importe le pays. La seule condition est de revenir transmettre le savoir acquis aux autres employés après la formation.
19-Transparent numbers
Je le disais tantôt, les chiffres clés de l’entreprise sont disponibles et visibles en traversant les couloirs. L’équipe analytique produit aussi des statistiques chaque mois sur la santé des produits commercialisés par l’entreprise et les diffuse dans un format accessible à tous en un clic.
20 Kids
Une garderie au sein de l’entreprise permet aux employés d’avoir leurs enfants à proximité. Elle est très utile pendant les vacances.
21-No Overtime.
Chacun est maître de son emploi du temps et est encouragé à ne pas dépasser les horaires de travail. Chacun décide du temps qu’il veut faire au travail, tant que son équipe est informée, approuve et que le travail est fait. Un tableau permet de voir le pourcentage de temps que chacun a décidé de passer au travail cette semaine. Chacun décide de quand il veut aller en vacance en accord avec son équipe.
22-Lean Start up
L’entreprise n’attend plus plusieurs années avant de lancer un produit. Elle réunit les idées le plus rapidement possible et fait des tests aussi tôt que possible afin de passer à autre chose s’ils échouent ou d’apporter des améliorations.
23-Open House
L’entreprise ouvre ses portes pour abriter des concerts, des expositions d’art, des conférences.
24-Drop in
Parce que c’est difficile de continuer d’apprendre dans un environnement où tu es toujours en contact avec les mêmes personnes, Sipgate organise des évènements mensuels où l’entreprise invite des speakers de renommée mondiale pour des ateliers avec le personnel. En soirée, le speaker fait des conférences ouvertes au public.
J’espère que ces 24 points vous ont autant inspirés que moi.
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